Upravljati s vremenom, odnosno kretati se efikasno u zadanom vremenu izazovan je zadatak, pogotovo u prodaji gdje je zadataka uvijek puno, a vremena uvijek premalo. Ili možda nije da nemamo dosta vremena, nego s njime ne znamo baratati na pravi način.

Većina ljudi i nema pretjerano dobre organizacijske sposobnosti, ali i navike i bez obzira na to svatko može potražiti pomoć od nekoga kako bi poboljšao vlastitu vještinu upravljan vremenom.

U današnjem kratkom tekstu dat ćemo vam nekoliko smjernica za efikasno kretanje u vremenu.

Zaboravite, takozvani "multitasking"

Čuveni "multitasking" ili sposobnost činjenja više zadaća u isto vrijeme je običan mit. Zapravo samo činjenje više zadaća odjednom nije mit, ali je svakako mit da čovjek može više stvari učiniti kvalitetno radeći ih u isto vrijeme. To jednostavno nije moguće. Možda postoje neki fenomeni koji to mogu, ali to su onda više iznimke nego pravila tako da to zaboravite.

Ako želite biti produktivniji u vašem prodajnom poslu okanite se "multitaskinga" i uhvatite se posla tako da ćete zadatke obavljati jedan po jedan. Odaberite neki redoslijed radnji ovisno o važnosti i činite ih jedno po jedno. Na primjer, morate poslati nekoliko emailova, nazvati klijente, pročitati neke materijale, upisati podatke u CRM i tako dalje. Uhvatite jedan zadatak, odradite ga do kraja i tek onda pređite na druge zadatke. Ne upadajte u zamku:- Sad ću odgovoriti na mailove, a uz to ću paralelno i pročitati koji redak materijala.

Isto je i hendlanjem potencijalnim klijentima. Bilo da se radi o follow upu, slanju maila, slanju ponude ili bilo čemu drugome uvijek se bavite jednim po jednim klijentom i tek kad odradite ono što ste trebali s jednim klijentom prijeđite na drugog.

Multitasking nije od koristi, zaboravite ga i odradite zadaće na pravi način.

Najvažnije i najteže zadatke obavite najprije

Ovo je, što bi rekli Amerikanci "no brainer", ali nije loše naglasiti, da je vrlo važno najvažnije zadaće i najteže zadaće obaviti najprije. One će nam najvjerojatnije najviše vremena uzeti, ali i najviše koristi donijeti i stoga bi se s njima uvijek trebalo prvo pozabaviti.

U pogledu vremena, kod teških zadataka znamo da će nam one pojesti puno vremena, ali nikad ne znamo koliko. Ako se prije njih budemo bavili hrpom malih, manje važnih zadataka koje vrlo lako možemo prebaciti na sljedeći dan oduzet ćemo si veću količinu vremena i fokusa potrebnog za rješavanje najvažnijih zadatka. Tako ćemo se dovest u škripac jer nećemo imati dovoljno vremena pozabaviti se na pravi način važnim zadatcima. Uz to, lako će nam se dogoditi da moramo produžiti radno vrijeme jer smo sami sebi oduzimanjem vremena produžili radno vrijeme.

Odredite vrijeme u kojem ćete se baviti određenim zadatkom

Vrlo korisna stvar je staviti si vremenski rok u kojem ćete obavljati neki zadatak, a nakon tog vremenskog okvira nagradit ćete se malom pauzom. Recimo da morate dogovoriti hrpu novih sastanaka, dakle čeka vas hrpu telefonskih poziva koje više-manje, želite ili ne želite obaviti. Ako krenete bez vremenskog okvira, nećete imati svijest o tome koliko efikasno i brzo obavljate vaše pozive i lako će se dogoditi da izgubite nesvjesno jako puno vremena. Na primjer, nakon svakog poziva uzimate previše predaha i tako u sat vremena umjesto 20 poziva obavite ih samo 10.

Osobno kada dogovaram sastanke ili općenito odrađujem neke zadatke volim odrediti vremenski okvir kako bih imao neko mjerilo koliko efikasno radim. Tako ću si kod dogovaranja sastanaka putem telefona odrediti 45 minuta za obavljanje poziva, 5-10 minuta predaha i onda opet 45 minuta obavljanja poziva i tako dalje.

Ovakvi vremenski okviri mi daju poticaj da brže i kvalitetnije radim i imam pregled koliko sam poziva obavio u tih 45 minuta. Tako mogu znati da li zabušavam ili radim dobro i na ovaj način neću gubiti previše vremena.

Napravite scenarije poziva i obrasce emailova

Iako u vašoj komunikaciji s potencijalnim i stalnim klijentima želite biti što autentičniji i originalniji ipak nije loše imati šablone kojima ćete si olakšati komunikaciju i uštedjeti vrijeme.

Recimo da morate klijentima poslati mail, na primjer upit neke vrste. Vrlo lako će se dogoditi da ćete sjesti za laptop i vrtjeti u glavi na koji način najbolje započeti mail, kako ga razraditi i kako završiti. Ne biste vjerovali ovakvi zadatci znaju pojesti puno vremena, ali ne ako imate prethodno razrađene obrasce komunikacije. Te obrasce nećete slijepo slijediti i slati generičke emailove. Takvi obrasci će vam dati odličan okvir i smjer pomoću kojeg ćete kreirati vaše poruke.

Uz pomoć interneta i nekoliko savjeta možete stvoriti odlične obrasce maila za kontaktiranje potencijalnih klijenata/kupaca, poruka zahvale, follow up poruka, ponude, upiti i tako dalje.

Isto je i sa scenarijima poziva, samo što ovako razrađena poruka neće ostati samo razrađena na papiru nego ćete morati i usmeno izgovoriti ono što ste planirali, ali mehanizam je isti. Naglasak je na uštedi vremena.

Uklonite sve što vas ometa

Ovo je lakše reći nego napraviti. Stvari koje nas ometaju i oduzimaju na vrijeme za rad su prisutnije nego inače, a u današnje vrijeme one su najviše vezane uz tehnologiju i korištenje smartphonea, laptopa i računala. S obzirom da nam je kompjutor glavni alat rada on nam je i blagoslov i kletava, jer on nam daje mogućnost efikasnog rada, ali uz internet nam daje i mogućnost prokrastinacije i gubljenja dragocjenog vremena.

Razmislite samo, koliko svakog dana izgubimo vremena dok radimo nešto za kompjuterom. Krenemo obavljati jednu stvar, no stigne neka poruka, prijatelj nam šalje neki video klip, kliknemo na klip kako bi pogledali video od nekih minutu i pol, a završimo s rupom o pola sata.

Sva sreća današnji browseri nam omogućuju da blokiramo korištenje nepotrebnih stranica na kojima gubimo previše vremena. I to moramo iskoristiti, ako želimo dobiti više vremena za kvalitetan rad u prodaji.

Sitne zadatke obavite odmah

Ima jedna filozofija kod obavljanja zadaća koja kaže "ako treba manje od 2 minute da obavite određeni zadatak, obavite ga odmah". Ova filozofija mi se sviđa jer zaista je efikasna. Vidjet ćete da svakodnevno imate jako puno malih, sitnih zadataka, koje morate obaviti i s obzirom na to da su sitni stavljate ih po strani, nakon nekoliko dana imate hrpetinu sitnih zadačića koje niste obavili, a trebali ste.

Jedan od takvih zadataka jest slanje nekog manje važnog emaila, na primjer, kratak odgovor na određeni upit. Iako se čini da ovo možete riješiti kad hoćete i imate tendenciju to staviti po strani, ipak je preporučljivo ovo obaviti odmah i skinuti to iz svoje mentalne memorije.

O efikasnom upravljanju vremenom mogli bi još puno toga napisati, ali evo nadam se da smo u ovih nekoliko savjeta uspjeli vam dati bar neke smjernice koje će vam pomoći u daljnjem prodajnom radu.